DOKUMENTU IZNĪCINĀŠANA
DOKUMENTU SAVLAICĪGA IZNĪCINĀŠANA SAMAZINA GLABĀŠANAS IZMAKSAS
Klienta dokumentu apjoms nereti mērāms tonnās jeb simtos tūkstošu dokumentu. Tāpēc ir būtiski regulāri iznīcināt dokumentus kam beidzies glabāšanas termiņš. Izmantojot arhīva vadības programmu mēs sekojam dokumentu glabāšanas termiņiem. Parasti kalendārā gada sākumā informējam savus klientus par precīzu iznīcināmo dokumentu skaitu.
DOKUMENTU GLABĀŠANAS TERMIŅŠ
Dokumentu glabāšanas minimālos termiņus nosaka spēkā esošie normatīvie akti un glabāšanas laiks dažādiem dokumentu veidiem ir atšķirīgs. Protams, klienta kompetencē ir noteikt arī garākus dokumentu glabāšanas termiņus nekā paredz normatīvie akti. Kad ir pienācis atrunātais iznīcināšanas brīdis, klienta ērtībai sagatavojam dokumentu iznīcināšanas akta projektu. Dokumentu iznīcināšana notiek tikai pēc tam, kad klients ir pārbaudījis un akceptējis iznīcināmo dokumentu sarakstu.
DOKUMENTU SMALCINĀŠANa
Lai saglabātu konfidencialitāti, iznīcināmie dokumenti tiek sasmalcināti uz vietas glabātuvē. Gadījumos, kad klients dokumentus glabā reģistru mapēs, pēc dokumentu iznīcināšanas mapes var izmantot vēlreiz.
